Non è una cosa che faccio volutamente: semplicemente mi distraggo! Molto spesso ritorno su qualche task che ho già check-ato proprio perché preferisco fare le cose con precisione, piuttosto che attenermi a schemi fissi, come il pomodoro impostato a 25 minuti! Magari sono io che non ho compreso bene questa tecnica… tuttavia ho avuto bisogno di organizzarmi la giornata in modo diverso, strutturandola in vari task molto più fluidi e creativi.

Task divisi in sub-task

Per questo ho deciso di mettere da parte il pomodoro: ho preso la mia Moleskine indigena ed ho iniziato ad appuntare/disegnare i vari task seguendo un ordine “logico“: Partendo dalla cosa più difficile da fare, si sviluppano tanti sub-task in modo da avere chiaro cosa bisogna fare.

Ho preso in considerazione una cosa complessa, per esempio “pulire la stanza” e l’ho suddivisa in differenti sub-task: rifare il letto, pulire la scrivania, spolverare le mensole e piegare i vestiti. Ho notato che trovo molto più facile appuntare tutto con frasi molto generiche, senza andare troppo nello specifico!

Se dovessi scrivere i vari sub-task di “realizzare applicazione per iPhone” inserirei qualche cosa come:

• Realizzare applicazione per iPhone
  • Disegnare qualche bozza
  • Ricercare le librerie necessarie
  • Scrivere il codice
  • Buzz sui Social Network
  • Testare! Testare! Testare!
  • Inviare l’app

Il motivo principale per cui non vado nello specifico è molto semplice: nel sub-task ”scrivere il codice” potrei contemporaneamente eseguire il task “Ricercare le librerie necessarie” in quanto avrei bisogno di cercare qualche libreria per semplificare/facilitare la scrittura del codice! Allo stesso tempo il sub-task “Buzz sui Social Network” è un titolo molto generico perché posso sia fare buzz, sia cercare consigli e beta-tester, sia cambiare task e distrarmi pubblicando le foto di Natale! Ho più “libertà“.

SubTasks circolari

A volte può tornarmi utile disegnare il sub-task: ad esempio per scrivere questo post ho disegnato un cerchio che potesse aiutarmi a descrivere i Task ed i Sub-Task!

Infatti credo che i task debbano essere posti in un una sequenza non lineare, come di solito siamo abituati a fare, ma circolare!

Perché? Se andiamo ad acquistare delle cose al supermercato e facciamo uso di una lista della spesa, non andremo a prendere i prodotti in sequenza, ma guardando gli scaffali e scegliendo le varie cose in ordine sparso rispetto alla lista: molti negozi cambiano la disposizione degli scaffali in modo periodico proprio per questo motivo! (e così vendono di più)

Se seguissimo la lista della spesa in ordine come l’abbiamo scritta, potrebbe esserci il rischio di camminare una maratona all’interno del supermercato! ( …e non potremo comperare dei prodotti di cui non eravamo a conoscenza! )

Tempi e priorità

A volte ho avuto il bisogno di organizzare i compiti in base ad un ordine di priorità! Questo mi permette di svolgere task più importanti prima di altri: ho bisogno di fare la spesa per poter cucinare e mangiare qualche cosa a pranzo! Sono 3 task dove, per forza di cose, ho bisogno di definire le loro priorità! Potrei anche avere bisogno di tempi stabiliti: devo far trovare la casa in ordine perché arriveranno degli ospiti tra un 2 ore!

Nonostante le priorità ed i tempi di queste “cose da fare” posso sempre definire dei sub-task  che rendono questi compiti più “fluidi” o meno faticosi! Mi è capitato anche di mettere da parte un task per dare la priorità ad un altro compito: non c’è un tempo preciso e stabilito, però ci sono le priorità da rispettare!

Eseguire i task

Ora viene la parte più divertente! Quella che dovrebbe iniziare una volta stoppata la sveglia la mattina!

Sono più che sicuro che nonostante una determinata to-do list, mi sia difficile svolgere tutti i compiti che ho scritto. Ad esempio quando leggo un libro, mi distraggo facilmente e arrivato a fine capitolo mi accorgo di aver pensato a tutt’altro e di non aver capito nulla! La stessa cosa può accadere eseguendo dei task: partendo da un link, una foto incorniciata, una canzone, un disegno posso svagare con la mente e pensare a qualsiasi altra cosa.

Non bado molto alle singole cose da fare, ma tengo conto di quello che sto facendo: Quando devo “pulire la stanza” non ho trovato utile pensare ai singoli sub-task in modo sequenziale… anzi! Prendo l’iPod e inizio a sentire musica mentre pulisco la stanza: oramai so quello che devo fare, perché ho scritto orientativamente i sub-task e non ho più bisogno di guardare!

Come se fossi in un flusso di coscienza, inizio a “pulire la stanza” partendo dalla prima cosa che mi trovo difronte: la scrivania! Quindi inizio a sistemare le scartoffie, ripongo i libri o magari li poggio sul comodino temporaneamente. Improvvisamente rifaccio il letto e poi piego i vestiti e rimetto a posto i libri che avevo lasciato sul comodino. Poi l’iPod inizia a riprodurre la mia canzone preferita, quindi prendo lo scopettino ed inizio ad usarlo come un microfono… finita la canzone (e la parentesi di un koala rock star) spolvero le mensole. Il task “pulire la stanza” è completato… almeno per oggi!

Mentre “realizzavo applicazione per iPhone” ho navigato molto su internet cercando icone, poi librerie che potessero essermi utili e scoprendo anche designer, programmatori e delle startup molto interessanti! Mentre vedevo i loro profili su Facebook, ho dovuto rispondere ai messaggi che ho ricevuto. Questa era una distrazione che tuttavia ha reso il task stesso “creativo”: tornato sul task principale ho notato una differenza nel modo con cui mi approccio nello svolgere il compito.

Bilanciare il tempo con i task creativi

Dato che so quello che devo svolgere, perché ho analizzato i sub-task, posso anche permettermi di distrarmi! Questo post l’ho iniziato questa mattina alle 8 circa e lo sto completando ora alle 16: non sono stato 8 ore con gli occhi su uno schermo a scrivere parole! Ho mangiato, ho parlato con degli amici, ho giocato a Minecraft, ho inviato un’applicazione ad Apple e poi ho ripreso a scrivere questo articolo!  Credo che sia più creativo divertirsi mentre stiamo eseguendo i task e dato che odio lo stress non imposto timer, ma mi concentro su quello che devo fare, distrazioni incluse! Come?

Nella mia Moleskine appunto dei cerchi che corrispondono ai vari task “creativi”: ho trovato molto utile individuare sulle circonferenze i vari sub-tasks ed intersecare queste circonferenze in modo da visualizzare i punti comuni tra i task.

In questo modo riesco a bilanciare il mio tempo, perché posso “saltare” da un task noioso, ad uno più divertente senza perdere tempo. I vari task in questo modo, si sono rivelati più creativi perché, oltre ad arricchirmi di informazioni che posso usare in un altro task, mi aiutano ad affrontare il compito con uno “spirito diverso”! Tuttavia non significa che vado procrastinando ogni singolo compito: i task devo eseguirli in modo bilanciato. Per questo i sub-task svolgono una funzione importante: oltre a collegare un task con l’altro mi ricordano che devo completare i task principali! In questo modo non perdo mai il “filo conduttore“.

Ricapitolando un Task creativo:

• è suddiviso in vari sub-tasks: in questo modo so bene cosa devo fare!
• non si conclude necessariamente: potrei avere bisogno di ri-eseguirlo successivamente, non si sa mai!
• si collega facilmente ad altri task: posso navigare tranquillamente su facebook
• non ha una durata necessariamente continua nel tempo: può essere messo in pausa per poi riprenderlo successivamente
• può essere eseguito in contemporanea ad altri tasks: come sentire la musica! Rock ‘n’ roll!
• deve rispettare le priorità degli altri task

L'ossessione per il numero

Attraverso i task creativi, ho avuto modo di organizzare la mia giornata senza stress e senza la paura di aver sprecato del tempo: non avevo un numero preciso di cose da concludere (come i fastidiosi badge/numeri sulle app dell’iphone), sapevo quello che dovevo fare e l’ho fatto passando da un task all’altro come se fosse un flusso di coscienza!

Non ho avuto mal di testa e sono meno stressato, ho concluso la scrittura di questo post, tuttavia il task non è concluso: magari un giorno mi accorgo che questo sistema per organizzarmi la giornata ha bisogno di un aggiornamento un po’ più razionale!

Per inciso: ne wunderlist ne evernote mi han aiutato… mi mettono ansia!  Magari un giorno farò pure un’app per organizzarmi meglio.